Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji sprzedaży. Takimi dowodami są paragony, ewidencja przychodów, rachunek lub faktura VAT. By móc sprawnie wystawić przejrzystą fakturę trzeba posiadać odpowiedni program. Coraz popularniejsze stają się specjalne serwisy, które umożliwiają sporządzenie dokumentów przez Internet. Które z nich są najlepsze? Przedstawiamy porównanie księgowości internetowych online!
Dawniej przedsiębiorcy musieli inwestować w drogie profesjonalne oprogramowania do fakturowania i/lub kosztowne usługi biur księgowych. Współcześnie pojawia się coraz więcej serwisów, które oferują podobne funkcje za pośrednictwem Sieci. W ten sposób można w kilka chwil wystawić fakturę na dowolnym sprzęcie, po zalogowaniu się. Jest to o wiele wygodniejsze rozwiązanie. Którym serwisom można zaufać? Sprawdź nasze porównanie księgowości internetowych online!
Jakie funkcje posiada księgowość internetowa?
Serwisy do prowadzenia księgowości online zwykle umożliwiają m.in.:
- wystawianie faktur,
- rejestrowanie kosztów i przychodów,
- ewidencję Księgi Przychodów i Rozchodów,
- automatyczne prowadzenie Ewidencji Zakupów i Sprzedaży VAT,
- obliczanie zobowiązań podatkowych (dochodowy, VAT) oraz składek ubezpieczenia (ZUS),
- tworzenie i wysyłanie do Urzędu Skarbowego Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK),
- ewidencję i amortyzację wyposażenia, środków trwałych i pojazdów.
Wybrane serwisy za większą opłatą oferują dodatkowo ciekawe udogodnienia. W niektórych znaleźć można m.in. wbudowany system CRM, służący do komunikacji z kontrahentami i klientami, rozbudowany system magazynowy czy narzędzia do analiz sprzedaży itp. Najlepsze umożliwiają także automatyczną integrację z rozmaitymi aplikacjami, sklepami internetowymi, systemami płatności online itp. Nasze dokładne porównanie księgowości internetowych przedstawia funkcje najpopularniejszych serwisów i pokazuje, który z nich najlepiej sprawdza się w określonych sytuacjach.
Jak działają programy do fakturowania online? Porównanie księgowości internetowych
Zwykle po wejściu na stronę danego serwisu trzeba się zarejestrować. Po stworzeniu konta należy wpisać wszystkie najważniejsze dane firmy. Resztą zajmuje się system. W zależności od wybranego serwisu, m.in. numeruje i porządkuje dokumenty, wyszykuje adres Urzędu Skarbowego, pobiera dane klientów/kontrahentów, a także tworzy szczegółowe Księgi Przychodów i Rozchodów, zakupów, sprzedaży VAT, amortyzacji itp. Wystarczy wystawiać faktury – system je odpowiednio zaksięguje. W ten sposób z pomocą kilku kliknięć można uzyskać gotowe do wydruku deklaracje PIT-5, VAT-7, ZUS DRA itp.
Ponieważ fakturowanie online stało się bardzo popularne, szybko zaczęły powstawać kolejne serwisy umożliwiające tę usługę. Te oczywiście w pewnym stopniu różnią się od siebie. Jak wybrać najlepszy serwis tego typu? Zapoznaliśmy się z najpopularniejszymi z nich i przygotowaliśmy porównanie księgowości internetowych, by ułatwić wybór.
Księgowość online – dla kogo?
Kto może korzystać z takich serwisów do fakturowania i księgowości online? Są idealne dla małych firm i mikroprzedsiębiorstw. Z powodzeniem mogą ich używać wszyscy przedsiębiorcy rozliczający się z fiskusem „na zasadach ogólnych” lub będący podatnikiem liniowym/płatnikiem VAT.
Księgowość internetowa jest świetnym rozwiązaniem, gdy wystawia się dużo faktur na stosunkowo małe kwoty. Biura księgowe opierają swoje stawki właśnie od liczby dokumentów, a w przypadku serwisów online opłata jest stała lub w ogóle jej brak. To także dobry wybór dla małych firm i przedsiębiorstw, które po prostu nie potrzebują bardzo zaawansowanych programów czy wsparcia profesjonalnego biura rachunkowego. Nasze porównanie księgowości online dokładnie zestawia ze sobą najpopularniejsze serwisy, wyszczególniając ich zalety i wady. Przekonaj się, który program najlepiej sprawdzi się w Twoim przypadku!
Porównanie księgowości online – zestawienie najpopularniejszych serwisów
Przestawiamy krótkie porównanie księgowości internetowej, najchętniej wybieranej przez polskich przedsiębiorców. Sprawdziliśmy najpotrzebniejsze funkcje czterech z najpopularniejszych stron do fakturowania online w Polsce. Jak wypadają w naszym zestawieniu?
Serwis |
Cena |
Przejrzystość i łatwość obsługi |
Rodzaj księgowości |
Automatyczne pobieranie danych kontrahenta po NIP |
Możliwość wystawienia innych dokumentów |
Automatyczne generowanie deklaracji z US, ZUS |
Lista klientów, produktów |
statystki (miesięczne zestawienie przychodów i kosztów) |
Wsparcie księgowego |
Integracja z innymi aplikacjami/programami |
CRM |
iFirma.pl |
0 zł do 10 faktur/mc; ok. 450 zł/12 mc |
Przystępna szata graficzna, wygodne poruszanie się po serwisie. |
KPiR, VAT, PIT, ZUS |
TAK |
TAK |
TAK |
TAK |
NIE |
TAK (e-mail, telefon, czat) |
TAK (m.in. z bankowością online, płatnościami internetowymi, sklepami internetowymi, Allegro+) |
TAK |
Fakturownia.pl |
0 zł do 3 faktur/mc; od ok. 80 zł/12 mc |
Przyjemny w obsłudze serwis. Estetyczny, prosty, intuicyjny. |
KPiR, VAT, PIT, ZUS |
TAK |
TAK |
TAK |
TAK |
NIE |
TAK (e-mail, telefon, czat) |
TAK (m.in. z drukarką fiskalną, ze sklepem internetowym, z systemami płatności automatycznych, bankowością online; posiada open API) |
NIE (ale integruje się z zewnętrznymi systemami CRM) |
wFirma.pl |
0 zł/mc próbny; ok. 420 zł/ 12 mc |
Estetyczna szata graficzna, serwis przystępny w obsłudze pomimo mnogości funkcji. |
KPiR, VAT, PIT, ZUS |
NIE |
TAK |
TAK |
TAK |
TAK |
TAK (czat, e-mail) |
TAK (m.in. z płatnościami online, bankowością online, aplikacjami Google, z Allegro+, z aplikacjami e-commerce, sklepami internetowymi) |
TAK |
inFakt.pl |
0 zł/3 mc (do 3 faktur/mc); ok. 240 zł/12 mc |
Estetyczny, przejrzysty serwis. Łatwy w obsłudze. |
KPiR, VAT, PIT, ZUS |
TAK |
TAK |
TAK |
TAK |
TAK (mało rozbudowane) |
TAK (e-mail, telefon, czat) |
Tylko z wewnętrznymi systemami |
NIE |
Który z tych serwisów wybrać? Podsumowanie porównania księgowości online
Wybór takiego programu nie jest prostym zadaniem. Najrozsądniej jest dokładnie zapoznać się z ofertą każdego z nich, by ocenić ich przydatność w prowadzonej działalności. Jak wypadły te cztery popularne serwisy w porównaniu księgowości internetowej?
Serwis IFirma.pl jest niezwykle wygodną opcją dla małych przedsiębiorstw. Jeśli wystawia się mniej niż 10 faktur miesięcznie, nie trzeba płacić za podstawowe usługi. Od 37 zł miesięcznie można natomiast korzystać już np. z opcji automatycznego księgowania, wysyłania dokumentów do odpowiednich urzędów, pomocy konsultantów czy weryfikacji KPiR. Droższe abonamenty umożliwiają także wsparcie dedykowanej księgowej. Wbudowane CRM jest niezwykle wygodne w kontakcie z klientami. Usługa jest też zintegrowana m.in. z bankami, płatnościami online, platformami sklepów internetowych czy Allegro+.
Fakturownia.pl świetnie sprawdzi się w małych i średnich firmach. Umożliwia wystawianie nielimitowanej liczby faktur już od 6 zł/mc! Wyższe abonamenty zapewniają niezwykle korzystne usługi, np. dokładne zarządzanie zasobami w magazynie. W ramach jednego konta można obsłużyć kilka firm. Program może służyć też do drukowania innych dokumentów, a nawet etykiet. Obsługuje POS i kody EAN, a także różne waluty. Integruje się m.in. z płatnościami online, platformami e-commerce, systemami CRM, a nawet drukarką fiskalną.
WFirma.pl udostępnia usługę podstawowej księgowości online już za 45 zł/mc lub (35 zł/mc przy opcji na 6 mc). Posiada darmowy, wygodny CRM. Moduł Kadry i Płace ułatwia generowanie rozmaitych dokumentów, integrację z ZUSem i MF, a także ewidencję czasu pracy czy tworzenie elektronicznych akt osobowych. Ciekawym dodatkiem jest możliwość korzystania z miękkiej windykacji. Program jest zintegrowany m.in. z Allegro+, bankami, e-płatnościami, dostawcami, Google Drive oraz rozmaitymi programami e‑commerce.
InFakt.pl oferuje prosty program fakturowy już od 12 zł/mc. Za 129 zł/mc proponuje obsługę na poziomie profesjonalnego biura rachunkowego. Wyróżnia się nowoczesnymi dodatkami, m.in. bardzo praktyczną aplikacją mobilną. Z jej pomocą można automatyczne zczytywać wszystkie dane z faktur, robiąc im zdjęcie! Jako jedyny program w naszym porównaniu księgowości online daje ogrom możliwości oraz oferuje własne dodatkowe aplikacje, ale nie integruje się z zewnętrznymi. Umożliwia oczywiście połączenie z bankowością czy płatnościami online.
Czy fakturowanie online jest bezpieczne? Porównanie księgowości internetowych
Wiele osób zastanawia się, czy prowadzenie całej księgowości w serwisie dostępnym online jest bezpieczne. Programy przedstawione w naszym porównaniu księgowości online posiadają odpowiednie zabezpieczenia SSL. Są to najwyższej klasy protokoły, wykorzystywane także np. w bankach. Jeśli wybierze się sprawdzoną opcję, nie trzeba się niczego obawiać. Niektórzy nadal tkwią w błędnym przekonaniu, że jedynie profesjonalny program na służbowym komputerze czy też fachowe biuro rachunkowe gwarantują pełne bezpieczeństwo. Współcześnie nie trzeba bać się internetowych usług – często bywają lepiej zabezpieczone niż instalowane programy! Są także na bieżąco aktualizowane – ustawy dotyczące rachunkowości i rozporządzenia w sprawie fakturowania często są nowelizowane.
Jak wybrać najlepszy serwis do księgowości online?
Po zapoznaniu się z naszym porównaniem księgowości online można z pewnością wyciągnąć już jakieś wnioski, ale jak podjąć ostateczną decyzję? Taki program jest niezwykle ważny dla sprawnego funkcjonowania firmy, dlatego trzeba rozsądnie go wybrać. Cena jest ważnym kryterium, ale nie należy się tylko nim kierować. Najwygodniej jest skorzystać z różnych wersji demo, często dostępnych za darmo na okres od 30 dni do trzech miesięcy. Na co warto zwrócić uwagę podczas takich testów?
Po pierwsze sprawdź, czy serwis jest dla Ciebie przejrzysty. Zbyt skomplikowana czy nieintuicyjna obsługa będzie dużym utrudnieniem. Często jest to kwestia bardzo indywidualna, dlatego dobrze jest po prostu dokładnie obejrzeć program. Skup się na dokładnym porównaniu księgowości internetowych, tak by niczego nie przeoczyć.
Niezwykle przydatnym udogodnieniem jest pobieranie danych klienta po wpisaniu jego nr NIP. W ten sposób można bardzo skrócić czas wystawiania faktur. Baza klientów dodatkowo ułatwia regularne transakcje. Niektóre serwisy mają też opcję automatycznego wysyłania wygenerowanych faktur, co dodatkowo przyspiesza cały proces i pomaga zapominalskim.
Upewnij się, czy da się edytować wystawione faktury. Każdemu zdarza się czasem popełnić błąd! Z pewnością praktyczne będą też szablony dokumentów. Możliwość dodania do nich np. logo firmy jest ciekawym akcentem. Estetyczne dokumenty mają przecież wpływ na wizerunek firmy. Skontroluj, czy program umożliwia wystawianie różnych typów dokumentów. Przydać mogą Ci się nie tylko faktury VAT, ale też korygujące, zaliczkowe, proformy czy marże. Koniecznie sprawdź jakie języki i waluty obsługuje dany serwis, jeśli prowadzisz interesy z zagranicznymi klientami/kontrahentami.
Coraz więcej serwisów stawia teraz na mobilność. Czasem może przydać Ci się funkcja wystawienia faktury na smartfonie czy tablecie. Sprawdź jak sprawdza się dedykowana aplikacja. Skontroluj również z jakimi innymi aplikacjami czy programami możesz zintegrować wybrany system księgowości. Większość zapewnia połączenie z bankowością online, płatnościami online czy sklepami internetowymi, ale niektóre pozwalają na połączenie się z drukarką fiskalną, specjalistycznym oprogramowaniem analitycznym itp.
Osoby dopiero zaczynające swoją przygodę z prowadzeniem przedsiębiorstwa powinny wybierać serwisy, które gwarantują wygodne wsparcie. Sprawdź w jaki sposób możesz skontaktować się z obsługą i jak szybko da się uzyskać pomoc. Niektóre opcje w droższych abonamentach zapewniają stałe wsparcie doświadczonego księgowego!
Nasze porównanie księgowości internetowych online z pewnością pomoże Ci w wyborze odpowiedniego serwisu. Pamiętaj o tym, żeby samodzielnie dokładnie sprawdzić wybraną opcję. Śmiało korzystaj z darmowych wersji demonstracyjnych i testuj możliwości poszczególnych programów. Zadbaj o to, byś mógł jak najwygodniej obsługiwać księgowość w swojej firmie!